Lên kế hoạch học tập và làm việc như thế nào cho hiệu quả, luôn tập trung và đạt năng suất cao?

Nhà văn người Pháp Antoine de Saint-Exupéry từng nói:

Mục tiêu mà không có kế hoạch thì chỉ là giấc mơ.

Có thể nói, chúng ta đang sống trong một thời đại của sự “năng suất” và “hiệu quả” (productivity era).

Là những người trẻ, chúng ta thường đặt ra những mục tiêu là sẽ phải làm được nhiều việc hơn, với ít lỗi sai hơn và theo những cách thức tạo ra nhiều hiệu suất nhất hoặc kết quả cao nhất có thể.

Nếu như bạn đã có một mục tiêu để hướng tới rồi, thì đó là lúc mà bạn sẽ cần tới những kỹ năng lên kế hoạch.

Bạn có thể sẽ cần phải lên kế hoạch học tập cho học kỳ mới, hoặc lên kế hoạch triển khai một dự án tại công ty.

Đó cũng có thể là một kế hoạch đi du lịch với gia đình hoặc là một kế hoạch đầu tư tài chính cá nhân.

Trong bài viết ngày hôm nay, mình sẽ chia sẻ với bạn phương pháp lên kế hoạch hiệu quả mà mình đã luôn áp dụng cho mọi dự án lớn nhỏ của mình.

Phương pháp lên kế hoạch mình thường sử dụng mang tên OKR – viết tắt cho cụm từ “Objectives and Key Results”

Cái tên của phương pháp này có thể được hiểu là “Mục tiêu và Kết quả chủ chốt.”

Đây là phương pháp thường được áp dụng bởi các công ty, doanh nghiệp lớn trên toàn cầu, ví dụ như Amazon hoặc Google.

Tuy nhiên, tính ứng dụng của nó rất cao nên không phải chỉ các tập đoàn tỷ đô mới dùng được. Rất nhiều người vẫn đang hằng ngày áp dụng OKR để giải quyết các vấn đề cá nhân của họ.

Đúng như cái tên đã nêu ra, phương pháp OKR bao gồm có 2 thành phần chính:

• Mục tiêu (Objective): Kết quả cuối cùng mà bạn muốn đạt được.

• Kết quả chủ chốt (Key Results): Những điều cụ thể mà bạn sẽ làm để đạt được mục tiêu trên.

Ví dụ như bạn muốn lên một kế hoạch tự học tiếng Anh căn bản trong vòng 3 tháng chẳng hạn.

Mỗi tháng bạn chia mục tiêu ra thành các kết quả chủ chốt, bạn có thể gắn nó với 4 kỹ năng quan trọng là Nghe, Nói, Đọc, Viết.

Rồi bạn lại tiếp tục chia nhỏ các kết quả chủ chốt này thành các mục tiêu nhỏ hơn để thực hiện với mỗi tuần. Đó có thể là đọc tài liệu tiếng Anh, học từ vựng, học ngữ pháp,...

Và cuối cùng là bạn chia chúng ra thành các nhiệm vụ học tập đều đặn, phù hợp với lịch trình hằng ngày của bạn.

Với cấu trúc như trên, cá nhân mình cho rằng OKR là một phương pháp rất hiệu quả giúp chúng ta tập trung vào các mục tiêu quan trọng, nó tạo điều kiện để cho chúng ta tự theo dõi sát sao tiến độ của bản thân, đồng thời cho phép chúng ta xây dựng những thói quen mới để phục vụ cho tính hiệu quả của quá trình thực hiện kế hoạch.

Và đương nhiên, mọi phương pháp hiệu quả trên đời này đều có những giới hạn và điều kiện áp dụng của riêng nó.

Cá nhân mình thấy phương pháp OKR đạt hiệu quả cao nhất với những mục tiêu không quá nhỏ mà cũng không quá lớn.

Mục tiêu không quá nhỏ mà mình muốn nói tới ở đây là những mục tiêu đời thường, hằng ngày mà bạn có thể hoàn thành trong vài phút hoặc vài giờ, ví dụ như làm việc nhà.

Còn những mục tiêu quá lớn mà mình nói tới chính là những mục tiêu mang tính chất “đổi đời”, ví dụ như kết hôn hoặc nghỉ hưu chẳng hạn.

Nếu như bạn muốn một con số cụ thể, thì cá nhân mình sẽ khuyên bạn nên áp dụng phương pháp OKR này với những kế hoạch dài trong khoảng từ 1 tháng, cho tới 1 năm.

Như mình đã gợi ý ở trên, thì đó có thể là một kế hoạch học tập trong học kỳ mới, hoặc kế hoạch thực hiện một dự án công việc nào đó.

Mình thấy điểm mạnh của phương pháp OKR nằm ở tính cụ thể của nó.

Chúng ta sẽ phải đặt ra mục tiêu rồi xác định từng bước một để đạt được mục tiêu đó.

Cũng chính vì tính cụ thể này mà kế hoạch càng dài thì nó sẽ càng kém hiệu quả. Sẽ có những yếu tố khách quan tác động lên kế hoạch của bạn và khiến nó đi chệch hướng.

Vậy, phải làm sao để phát huy được tối đa điểm mạnh của phương pháp OKR, trong khi giảm thiểu được điểm yếu của nó?

Sau đây là một số điều mà mình thường chú tâm khi áp dụng phương pháp lên kế hoạch OKR.

Mình sẽ tiếp tục sử dụng ví dụ về kế hoạch tự học tiếng Anh căn bản trong vòng 3 tháng như trên để minh họa cho một số quan điểm của mình.

1. Hãy tập trung vào kế hoạch hằng tuần của bạn

Mục tiêu cuối cùng của bạn có thể là rất lớn và tham vọng.

Để đạt được nó, bạn dự kiến có thể sẽ cần tới nhiều tháng hoặc cả năm.

Không có gì là sai với việc có những mục tiêu lớn hết, tuy nhiên, để đạt được mục tiêu to lớn đó thì mình khuyên bạn nên áp dụng một lời dạy quan trọng của ông cha ta, đó là:

Tích tiểu thành đại.

Mình khuyến khích bạn, thay vì lên một kế hoạch dài ngoằng cho cả tháng hoặc cả năm, hãy lên kế hoạch theo tuần và tập trung vào việc hoàn thành kế hoạch tuần đó thật tốt.

Chiến thuật lên kế hoạch theo tuần giúp chia nhỏ hành trình đạt mục tiêu của bạn thành các bước đơn giản hơn, dễ đạt được hơn và cũng thường bớt đáng sợ hơn.

Nó cũng trực tiếp giúp bạn giảm thiểu được các thói xấu như trì hoãn hoặc lười biếng nữa đó.

Mình thấy một kế hoạch quá dài hạn cũng thường sẽ cứng nhắc và phản ứng rất chậm khi hoàn cảnh thay đổi hoặc khi có yếu tố bên ngoài bất ngờ tác động.

Đó có thể là sự biến động của thị trường trong lĩnh vực công việc của bạn, hoặc có một đại dịch nổ ra khiến bạn không thể tới trường nữa chẳng hạn.

Và có thể như bạn đã biết, những yếu tố bên ngoài này hoàn toàn có thể là nguyên nhân góp sức hủy hoại kế hoạch dài hạn của bạn và chúng ta đều không muốn thế.

Một kế hoạch ngắn hạn, cỡ hằng tuần, thì thường sẽ linh hoạt hơn rất nhiều.

Bạn có thể sửa đổi nó ngay lập tức, thậm chí là sửa bao nhiêu lần cũng được luôn.

Sự điều chỉnh này sẽ càng dễ dàng hơn nếu như bạn sử dụng các ứng dụng hỗ trợ lên kế hoạch ví dụ như Google Calendar.

Mình nhận ra là một kế hoạch hằng tuần cũng thường giúp mình tập trung hơn vào mục tiêu, có nhiều động lực tinh thần hơn và cũng thường tạo ra nhiều sự thỏa mãn hơn mỗi khi mình đạt được một kết quả chủ chốt nào đó.

Cũng không phải ngẫu nhiên mà người ta thường dùng từ “vision” – tầm nhìn – để mô tả về hành trình đạt được mục tiêu của con người.

Điều đó có nghĩa là mục tiêu nên đủ gần để bạn luôn giữ nó trong tầm nhìn của bạn và bạn phải “nhìn thấy” được nó.

“Có tầm nhìn” không chỉ đơn giản là viết mục tiêu lớn ra 1 mẩu giấy rồi dán lên tường. Nó cũng có nghĩa là tinh thần của bạn cũng cần “nhìn” được hình ảnh của bản thân bạn khi bạn đạt được mục tiêu đó.

2. Giữ mục tiêu trong tầm nhìn của bạn

Nối tiếp với ý trên, để luôn giữ mục tiêu lớn trong tầm nhìn mà không bị quá phân tâm bởi nó, mình khuyến khích bạn nên kết hợp các kết quả chủ chốt mang tính định lượng dễ dàng (easy-to-measure) vào kế hoạch hằng tuần của bạn.

Các kết quả chủ chốt cần phải có tính định lượng để bạn có thể dễ dàng nhìn lại và xác định được mức độ tiến bộ của bản thân, cũng như là vị trí của bạn đang thực sự ở đâu trên hành trình đạt được mục tiêu lớn.

Khi bạn có thể dễ dàng kiểm chứng những điều trên, bạn sẽ biết là bạn đang làm tốt những điểm nào và cần phải cải thiện những điểm nào.

Bạn cũng sẽ tránh được những suy nghĩ tiêu cực như là tự kiêu, tự ti hoặc ham muốn gian lận.

Trong ví dụ tự học tiếng anh căn bản. Mình thấy gắn các mục tiêu chủ chốt với các kỹ năng Nghe, Nói, Đọc, Viết là khá hợp lý.

Bởi lẽ các bạn sẽ có thể dễ dàng thực hiện các bài kiểm tra liên quan đến 4 kỹ năng trên để xem bản thân đã nắm được bao nhiêu phần kiến thức rồi.

Các kỹ năng này cũng có những kiến thức liên quan tới nhau, vậy nên bạn thậm chí còn có thể sử dụng tính móc nối để tự kiểm tra chéo kiến thức của bản thân.

3. Lên một thời gian biểu

Trong cuốn sách Make Time, tác giả Jake Knapp và John Zeratsky có chia sẻ:

Có một sức mạnh đặc biệt gần giống như phép màu trong việc viết kế hoạch ra giấy. Những thứ bạn viết ra thường có xu hướng sẽ xảy ra.

Sau khi đã có mục tiêu lớn và các kết quả chủ chốt mang tính định lượng dễ dàng, đã đến lúc bạn nên ngồi lại để sắp xếp chúng thành một thời gian biểu cụ thể.

Đây cũng là lúc bạn nên cân nhắc tiếp tục chia nhỏ các kết quả chủ chốt ra thành các đầu việc nhỏ hơn để thực hiện đều đặn theo lịch trình.

Một thời gian biểu cũng không cần phải quá phức tạp đâu.

Cá nhân mình đề cao tính tối giản, dễ sử dụng và hiệu quả cao nên mình thường trình bày thời gian biểu của mình giống như thời khóa biểu hồi còn đi học vậy.

Bạn cũng có thể lập thời gian biểu một cách rất dễ dàng với các ứng dụng hỗ trợ như Google Calendar hoặc Notion.

Tuy nhiên, cá nhân mình sẽ khuyên bạn, trong lần đầu lập thời gian biểu cho kế hoạch của bạn thì bạn nên viết nó ra giấy.

Giống như quan điểm của hai tác giả cuốn sách Make Time ở trên, mình cũng cảm nhận được có một nguồn động lực rất lớn từ hành động viết kế hoạch đạt mục tiêu của mình lên giấy.

So với việc kéo thả các ô vuông trên app thì hành động ngồi kẻ bảng rồi điền thông tin lên 1 tờ giấy dường như luôn khiến mình phải suy ngẫm kỹ càng hơn về kế hoạch của mình, nhờ đó mà mình sẽ tôn trọng kế hoạch đó hơn, và ý chí quyết tâm cũng sẽ được củng cố.

Hãy cứ tẩy xóa, xé bỏ bao nhiêu lần tùy ý bạn.

Cho đến khi lập ra được một thời gian biểu ứng ý thì bạn có thể dán nó lên tường hoặc chép lại nó vào trong máy tính/điện thoại cá nhân của bạn.

Cá nhân mình thì sử dụng song song kết hợp cả sổ tay để ghi lịch trình và app Google Calendar. Sổ tay thường được mình sử dụng để lên kế hoạch và theo dõi tiến độ kế hoạch, và app được mình sử dụng để nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng của kế hoạch.

4. Hãy chủ động dành thời gian nghỉ ngơi

Sau tất cả những gì mình chia sẻ ở trên, mình mong bạn sẽ vẫn đừng quên thường xuyên nhìn lại và nhắc nhở bản thân rằng: Cuộc sống này có nhiều hơn là chuyện học hành và chuyện công việc.

Chắc chắn là học tập và làm việc đều là những khía cạnh quan trọng trong cuộc đời của mỗi người, thế những gia đình cũng quan trọng lắm, tình bạn cũng quan trọng lắm, sức khỏe cũng quan trọng lắm và tinh thần cũng quan trọng lắm.

Cá nhân mình cho rằng, “một kế hoạch hoàn hảo” là một kế hoạch cân bằng tốt giữa yếu tố năng suất và yếu tố nghỉ ngơi.

Trong cuốn sách Đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh, tác giả Tony Schwartz có chia sẻ rằng:

Con người không thể hoạt động như máy tính – tốc độ cao, liên tục và trong thời gian dài.

Thực tế, con người chúng ta sống theo một nhịp độ cố định và đều đặn. Bản năng tồn tại cơ bản nhất của con người là sử dụng và khôi phục năng lượng.

Cơ thể chúng ta mong muốn được hoạt động theo chu kỳ lên xuống đều đặn – tỉnh táo vào buổi sáng và ngủ nghỉ vào buổi tối, nhưng cũng có thể làm việc ở cường độ cao trong thời gian giới hạn rồi nghỉ ngơi và hồi phục sau đó.

Cũng trong đầu sách trên, tác giả Tony Schwartz khuyến khích chúng ta phải chủ động và quyết liệt trong cách quản lý 4 nguồn năng lượng chủ chốt thúc đẩy cuộc sống của chúng ta: sức khỏe thể chất, cảm xúc, tâm lý và tinh thần.

Vậy nên, mình nghĩ chúng ta cũng hãy chủ động dành ra các ô thời gian để nghỉ ngơi trong thời gian biểu của bản thân.

Đó có thể là thời gian bên gia đình, thời gian bên bạn bè, thời gian tập thể dục, thời gian dành cho sở thích,...

Mình xin nhấn mạnh là chúng ta nên chủ động dành thời gian nghỉ ngơi trong thời gian biểu. Bởi lẽ mình hiểu rằng phần lớn người trẻ chúng ta thường có xu hướng làm việc hoặc ngồi học đến khi mệt nhoài rồi mới quyết định nghỉ ngơi.

Nếu như bạn cần gợi ý phương pháp làm việc hiệu quả mà vẫn có thể chủ động nghỉ ngơi hợp lý thì mình sẽ khuyên bạn nên áp dụng phương pháp Pomodoro.

Xem thêm: Pomodoro – Phương pháp tăng cường tập trung, làm việc năng suất!

5. Hãy chủ động kiểm tra tiến độ của kế hoạch

Theo mình, chủ động kiểm tra tiến độ có lẽ chính là bước quan trọng nhất trong quá trình thực hiện mọi kế hoạch.

Nếu như bạn đã quen với việc lên lịch và sử dụng các kế hoạch trong đời sống hằng ngày, có lẽ bạn cũng đã nhận ra một sự thật rằng hiếm có kế hoạch nào hoạt động tốt 100% ngoài đời thực.

Hoặc có thể nói theo cách khác, hiếm có kế hoạch nào thực sự diễn ra khớp với dự tính của chúng ta.

Trong video Tedx Talk 5 steps to designing the life you want, diễn giả Bill Burnett có chia sẻ một bài học rằng:

No plan for your life survives first contact with reality.

Vậy nên, thường xuyên đều đặn kiểm tra tiến độ của kế hoạch nên được bạn dành riêng ra 1 ô nhỏ trong thời gian biểu của bạn.

Đây là một bước nhỏ nhưng lại rất quan trọng, để đảm bảo kế hoạch của bạn sẽ không đi chệch hướng.

Việc kiểm tra tiến độ của kế hoạch cũng không cần phải diễn ra quá khắt khe.

Cá nhân mình thường tự kiểm tra tiến độ của các kế hoạch vào cuối mỗi tháng.

Do kế hoạch của mình thường là các kế hoạch học tập, vậy nên mình thường tự kiểm tra tiến độ bằng các câu hỏi sau:

• Mình đã đạt được mục tiêu trong tháng này chưa? Tại sao?

• Phần kiến thức nào mình hiểu nhiều nhất?

• Phần kiến thức nào mình ít hiểu nhất?

• Mình nên thay đổi các hoạt động trong lịch trình như thế nào?

• Mình nên tăng thời gian học phần nào? Giảm thời gian học phần nào?

• Thời gian nghỉ ngơi được dùng để nạp năng lượng hay được dùng làm cái cớ cho lười biếng?

Đây đều là những câu hỏi luôn giúp mình lên kế hoạch tốt hơn cho các mục tiêu của tháng sau, né tránh những sự ảo tưởng ở bản thân và đương nhiên là trực tiếp giúp mình có thêm nhiều động lực để theo đuổi mục tiêu lớn tới cùng.

Theo quan điểm của cá nhân mình, một cuộc sống mà không có những kế hoạch, sự chuẩn bị hay sự dự trù thì nhiều khả năng sẽ là một cuộc sống lộn xộn và bị động.

Tuy nhiên, một cuộc sống với những kế hoạch quá cứng nhắc cũng sẽ rất dễ trở thành một chiều, nhạt nhẽo và vô vị.

Vậy nên, bạn cũng hãy cân nhắc tới những điều này khi kiểm tra tiến độ của các kế hoạch nhé.

Mình hy vọng rằng bài viết này sẽ có thể giúp các bạn có thêm được một phương pháp mới để sống một cuộc sống chủ động hơn và cũng giàu tình cảm hơn.

“Keep Moving Forward”

Chấp bút: Tom.